Generelle vilkår for brug af Conventus

Accept

Ved at acceptere brugsvilkårene, tildeles Brugeren ret til at benytte Conventus servicen (Conventus) som den er og forefindes mod betaling af abonnementsafgift. Conventus kan integreres i brugerens eksisterende website og sidens brugere kan benytte sig af funktionaliteten i Conventus.

 

Brugsvilkår

Denne aftale om anvendelse af Conventus skal tiltrædes af Brugeren (den fysiske eller juridiske enhed der indgår denne aftale), førend Conventus Systemet (herefter betegnet Conventus eller Systemet) kan benyttes. Enhver brug af Conventus sker på disse vilkår. Kan vilkårene ikke accepteres, skal enhver brug af Conventus straks standses.

Conventus Systemet er et serverafviklet program (software), der stilles til rådighed som en on-line service (Software as a Service) og Brugeren kan ved hjælp af iframes eller javascripts integrerer Conventus i sit website og dermed stille funktionaliteten til rådighed for sine medlemmer eller kunder, som en integreret del af Brugerens website.

Funktionaliteten indeholdt i Conventus er beskrevet på Conventus’ website (www.conventus.dk), ligesom der dér forefindes brugermanualer, som beskriver Conventus og dens brug og integration.

Conventus gør den funktionalitet tilgængelig, som er indeholdt i Conventus’ udviklede standardsystem, og Conventus tilbydes derfor som den er og forefindes.

 

Indgåelse og ophør af abonnementsaftale

Ved afgivelse af bestilling overfor Conventus træder abonnementet til Conventus i kraft og løber uafbrudt, indtil det opsiges. Brugeren kan til enhver tid opsige abonnementet til udgangen af det igangværende år. Conventus kan opsige aftalen med 6 måneders varsel. Disse regler kan justeres i særskilt skriftlig aftale.

Brugeren skal ved bestilling af abonnement oplyse navn, adresse, telefon nummer, e-mail adresse samt hjemsteds kommune.

Hvis Brugeren misligholder denne abonnementsaftale, kan Conventus uden varsel bringe aftalen til ophør og spærre Brugerens konto og dermed adgangen til Conventus. Misligholdelse af aftalen kan bl.a. foreligge ved betalingsmisligholdelse eller ved brug af Conventus i strid med aftalen.

 

Betalings vilkår

Ved oprettelse af abonnement ydes en 30 dages gratis prøveperiode. Såfremt Brugeren ønsker at opretholde abonnementet efter prøveperiodens udløb skal Brugeren indenfor prøveperioden meddele Conventus, at abonnementet ønskes opretholdt efter prøveperiodens udløb samt indgå aftale om tilmelding til Betalingsservice, hvorigennem al betaling opkræves.

Opretholdes abonnement ikke efter udløb af prøveperioden, vil brugerkontoen herefter blive nedlagt og data slettet efter 90 dage.

Efter udløb af prøveperioden betales en løbende afgift for benyttelse af Conventus. Afgiften betales første gang for forholdsmæssigt for den resterende del af kalenderåret og derefter hver januar måned for det kommende år.

Såfremt der er indgået en kommuneaftale om foreningers brug af Conventus som dækker Brugerens hjemstedskommune, og Brugeren i øvrigt opfylder betingelserne i kommuneaftalen, opkræves ingen abonnementsafgift hos Brugeren. I alle andre tilfælde opkræves betalingen direkte hos Brugeren.

Afgiften kan fra Conventus’ side ændres med et skriftligt varsel på 3 måneder.

Misligholdes betalingsvilkårene/afvises en betaling via Betalingsservice, vil der blive udsendt én skriftlig betalingspåmindelse, og er betaling fortsat ikke modtaget ved udløb af den meddelte frist, suspenderes Brugerens adgang til Conventus uden yderligere varsel, indtil den fulde restance er udlignet.

 

Brugsret under abonnementsaftalen

Brugeren opnår ved tiltrædelse af abonnementsaftalen en brugsret til at anvende Conventus i objektkode form som den er og forefindes. Brugsretten er ikke-eksklusiv, uoverdragelig og tidsubegrænset ved opretholdelse af abonnementsaftalen.

Conventus tilbydes som en service (software as a service) der hostes af Conventus eller af Conventus’ samarbejdspartner. Det er ikke muligt eller tilladt selv at drifte Conventus.

Brugeren opnår ingen rettigheder som ikke udtrykkeligt fremgår af abonnementsaftalen eller som tilkommer efter præceptiv lovgivning i øvrigt.

Brugeren kan printe fra Conventus til egne printere, men kan ikke gemme data lokalt på Brugerens eget udstyr, udover at der kan gemmes backup-kopier af de indlagte data. Alle data der indlægges og benyttes under Conventus lagres på Conventuss servere eller på servere hos Conventus’ driftsleverandør.

Brugeren kan frit oprette og nedlægge sub-bruger konti. Sub-bruger konti skal tildeles til hver enkelt person, som skal benytte sig af Conventus. Sub-bruger konti skal oprettes med individuelle bruger-id og passwords for hver af Brugerens ansatte/medlemmer. Bruger-id og passwords skal være personlige, og det er ikke tilladt at oprette sub-bruger konti, som benyttes af flere personer.

Abonnementet giver alene kunden ret til at anvende Conventus til behandling af egne data.

 

Kundens data

Alle data der er indlagt i Conventus af Brugeren eller dennes brugere, er Brugerens ejendom, og Brugeren kan frit disponere over disse data. Kunden er selv ansvarlig for håndteringen af disse data, herunder for, at data slettes af Brugeren eller af sub-brugerene.

Bringes Brugerens abonnement til ophør – enten ved opsigelse eller ophævelse – kan kunden frit foretage udtræk af data indlagt i Systemet.

Brugerens data er placeret på en server hos Conventus eller dennes driftsleverandør. Dataene forefindes endvidere på et backup-medie. Back-up foretages mindst én gang i døgnet og back-up kopier opbevares adskilt fra drifts-kopien.

Conventus opbevarer data fra nedlagte brugerkonti i mindst 90 dage efter ophør af abonnementsaftalen (bortset fra prøveabonnementer), og det vil som udgangspunkt være muligt at få udleveret dataene i denne periode mod dækning af omkostningerne forbundet hermed. Conventus har ikke herudover nogen forpligtelse til at opbevare Brugerens data efter dette tidspunkt, og dataene vil blive slettet uden ansvar for Conventus. Data forefindes i de formater, der anvendes i Conventus’ systemer, og der sker ingen bearbejdning/konvertering af data ved en udlevering, med mindre andet aftales. Konverterings arbejde afregnes særskilt. Hvis brugerkontoen er en del af en kommuneaftale, vil stamdata samt bookinger og ansøgninger gemmes i 5 år, alle persondata i adressebogen vil blive slettet efter 90 dage. Automatiske system e-mails og e-mails, hvor afsender-brugeren er slettet, vil blive slettet efter 14 måneder. Alm. udsendte e-mail, hvor afsender-brugeren stadig findes, vil blive slettet efter 3 år.

 

Persondataforordning

I forhold til den gældende lovgivning om behandling af personoplysninger, er Brugeren dataansvarlig og databehandler, mens Conventus alene er databehandler. Stamdata i Conventus indeholder kun almindelige personoplysninger og sikkerhedsforanstaltningerne er indrettet efter dette. Det er ikke tilladt at opbevare personfølsomme oplysninger i Conventus.   

Der henvises til Databehandleraftalen som findes på www.conventus.dk/databehandeleraftale

 

Fortrolighed og tavshedspligt

Conventus er forpligtet til at opbevare Brugerens data forsvarligt og behandle alle data som fortrolige oplysninger, der ikke udleveres til andre end Brugeren, med mindre Conventus som følge af en retskendelse eller af lovbestemmelser har pligt til at udlevere data.

Alle data opbevares sikkert, ligesom adgangen til data er sikret bedst muligt. Brugeren kan dog ikke rette krav mod Conventus som følge af, at tredjemand skaffer sig uretmæssig adgang til Brugerens data ved at omgå Conventus’ sikkerhedsforanstaltninger, med mindre dette skyldes, at Conventus har optrådt groft uagtsomt.

Alle medarbejdere hos Conventus er underlagt en speciel tavshedpligt i forhold til data der findes i Conventus.

 

Drift og vedligeholdelse

Conventus driftes af virksomheden Conventus A/S eller af dennes samarbejdspartner. Det er ikke muligt for brugeren selv at drifte Conventus.

Conventus tilstræber en så høj tilgængelighedstid for Conventus som umiddelbart muligt, men garanterer ikke, at der ikke kan opleves visse driftsforstyrrelser fra tid til anden, hvorved Conventus ikke er tilgængelig helt eller delvist.

Conventus udfører løbende vedligeholdelsesarbejde på Systemet for at optimere Conventus, tilføje ny funktionalitet og afhjælpe eventuelle fejl. Vedligeholdelsesarbejde vil normalt foregå i tidsrummet kl. 23.00 til 05.00, men det kan være nødvendigt at foretage vedligeholdelsesarbejde i andre tidsrum, hvorved Conventus kan være helt eller delvist utilgængelig for Brugeren. Conventus vil så vidt muligt varsle nedetid, men det kan være nødvendigt at udføre vedligeholdelse uden forudgående varsling er udsendt.

Som led i sit vedligeholdelsesarbejde er Conventus berettiget til at ændre funktionaliteten uden varsel. Opgraderinger af Conventus kan således både tilføje og fjerne funktionalitet.

Conventus er ikke ansvarlig overfor brugeren ved nedetid, og intet krav kan rettes mod Conventus som følge heraf. Nedetid m.v. berettiger endvidere ikke Brugeren til afslag eller reduktion i abonnementsafgiften.

 

Virus

Conventus anvender anerkendte antivirus-programmer og har truffet foranstaltninger, f.eks. ved etablering af firewalls m.v., til sikring af Systemet. Conventus kan dog ikke garantere, at der ikke kan forekomme virusangreb, der ødelægger data eller forårsager andre former for nedbrud.

 

Force majeure

Conventus er ikke ansvarlig for mangler ved Conventus eller manglende tilgængelighed til Conventus som skyldes force majeure, og Brugeren kan ikke rette krav mod Conventus som følge heraf.
Conventus orienterer Brugeren omgående, hvis der indtræder force majeure.
Vare force majeure situationen mere end 30 dage, kan Brugeren opsige abonnementsaftalen til øjeblikkelig ophør, men kan ikke herudover gøre krav gældende mod Conventus.

 

Ophavsret

Systemet er en serverbaseret applikation (software), der er beskyttet af ophavsret. Enhver ophavsret tilhører Conventus eller tredjemand, hvorfra Conventus har erhvervet licens.

Brugeren opnår ved indgåelse af abonnementaftalen ingen rettigheder til Systemet udover den meddelte brugsret, som beskrevet i denne aftale.

Brugeren er ansvarlig for, at der ikke indlægges data i systemet, som krænker tredjemands rettigheder (herunder bl.a. fotos, tekster m.v.) og Brugeren skadesløsholder Conventus for ethvert krav Conventus måtte blive mødt med fra tredjemands side herom, inklusive de omkostninger Conventus må afholde i forbindelse med sagens behandling.

 

Varemærker

Ordet ”Conventus” og de logo’er der anvendes af Conventus er varemærker tilhørende Conventus A/S og må ikke benyttes af Brugeren uden forudgående tilladelse i andet omfang end formålet med denne aftale tilsiger.

 

Overdragelse

Conventus er berettiget til at overdrage rettigheder og forpligtelser efter denne aftale ved hel eller delvis virksomhedsoverdragelse, herunder fusion/fision uden brugerens forudgående samtykke.

Brugeren kan ikke overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale.

 

Ansvar og ansvarsbegrænsning

Conventus tilbydes som den er og forefindes. Conventus tilbydes som et standardprodukt uden individuelle tilretninger eller opsætning. Såfremt Brugeren konstaterer fejl i Conventus, bedes disse indberettes til Conventus, hvorefter fejlene vil blive udbedret hurtigst muligt og i forbindelse med en opdatering af Conventus.

Conventus er ikke ansvarlig for Brugerens indirekte tab. Som indirekte tab medregnes tab af data, omkostninger til regenerering af data, mistet omsætning og fortjeneste m.v. Conventus’ erstatningsansvar for alle krav/tab er i alle tilfælde begrænset til det abonnements vederlag, der er modtaget for de 3 seneste måneders brug af Conventus.

Under aftalens enkelte punkter fremgår endvidere hvilke forhold Conventus ikke påtager sig ansvar for.

 

Tvister

Enhver tvist der mellem parterne der udspringer af denne aftale skal afgøres efter dansk ret, og retten i Herning er valgt som værneting i første instans.