• Dit foretrukne organisationsværktøj!
  • Dit foretrukne organisationsværktøj!

    Conventus er et organisationsværktøj, som er udviklet med fokus på at gøre det sjovere og nemmere at administrere en forening.

Funktioner

Der findes mange forskellige funktioner i Conventus, der til sammen gør, at Conventus er et fleksibelt værktøj. Det kan bruges til mange forskellige situationer – Alt fra et enkelt motionshold, til driften af sportscentre og fitnesscentre.

Nedenstående kan du læse om udvalgte funktioner i Conventus – hvordan de virker og hvilken værdi de kan give til netop din organisation.

Direkte online betaling af medlemsskaber og kontingenter

Direkte online betaling af medlemsskaber og kontingenter

Online-tilmelding gør det muligt at betale for kontingenter og medlemskab direkte fra foreningens egen hjemmeside.

Medlemsregistrering på hold - Adressebog

Medlemsregistrering på hold - Adressebog

Organiser jeres forening i Adressebog, opret afdelinger, udvalg og hold. Conventus Adressebog, er kernen i foreningsadministration. Det vigtige er at digitalisere organisationen af medlemmer, trænere, bestyrelsesmedlemmer og frivillige.

Du kan selv oprette medlemmer og personer på hold. Alternativt kan man indsætte en integration fra Conventus på en hjemmeside og lade medlemmer selv tilmelde sig udvalgte hold i Adressebog.

Hold i Adressebog kan automatisk synkroniseres eller eksporteres til andre organisationer, f.eks. CFR, DGI eller kommuner og idrætsråd.

Flot og brugervenlig hold og aktivitets tilmelding

Flot og brugervenlig hold og aktivitets tilmelding


Detaljeret tilmeldingsinformation

Detaljeret tilmeldingsinformation


Adressebog

Adressebog

Conventus Adressebog er kernen Conventus effektive forenings administration. Ved at oprette grupper for foreningens forskellige hold, grupper, råd og udvalg, gør du det muligt at sende fælles e-mails og sms’er til alle i pågældende gruppe i løbet af få klik. For hold kan du indsamle og indberette medlems statistik til CFR, din lokale kommune eller evt. det lokale idrætsråd.

Ved at oprette hold i Conventus som grupper gør du det overskueligt for dig selv og for medlemmer at have et overblik over, hvem der er på holdet, træningstidspunkt og -sted. I samarbejde med kalenderen kan man planlægge rutinetræning og lægge kampprogram. Ved at digitalisere disse ting, giver det dine foreningsmedlemmer adgang til vigtig information, blot ved at have adgang til Internettet igennem en computer eller tablet.

Tildel dine trænere, instruktører og holdledere roller, så de kan administrere deres egne hold i Conventus. Derved giver du dem en del af ansvaret for, at medlemsstatistik og information er opdateret, og at alle medlemmer har betalt kontingent. Dette letter op mod 70% af byrden som kasserer. For de fleste foreningsmedlemmerDer kræves der ikke meget undervisning i brugen af Conventus for at kunne anvende og finde udbytte af systemet.


Tildeling af titler på medlemmer og frivillige

Tildeling af titler på medlemmer og frivillige

Med frivilige, trænere og andre roller registreret i Adressebog, kan de tilknyttes et hold eller et udvalg og tildeles en titel. På den måde kan man med Conventus integration til hjemmesiden vise udvalgsmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer og trænere på et hold – alt sammen styret af Conventus.

Medlemslogin

Medlemslogin

Med medlemsmodulet har du mulighed for at implementere en loginformular på din hjemmeside til jeres forenings medlemmer.

Ved at logge ind gennem jeres hjemmeside, kan medlemmer hurtigt danne sig et overblik over, hvilke hold de er tilmeldt, og hvilke biletter de har købt.

De har også mulighed for at tilgå deres økonomi i foreningen og se faktura og betalinger.

Booking

Booking


Statistik & CFR

Statistik & CFR

Ved at anvende Conventus Adressebog for hold og medlemmer får du også automatisk dannet og opdateret en statistik og opdateret foreningsinformationer til CFR (Det Centrale Forenings Register). Ikke alene kan man indsende de nødvendige informationer til CFR, der er også mulighed for at sende statistik og foreningsdata til DGI og DIF.

Det er også muligt at eksportere dine medlemsdata, så du kan få en oversigt over et hold i Excel og derved måske lave din egen statistik til intern brug i klubben eller til andet formål.

Kampprogram og kampoversigt

Kampprogram og kampoversigt

Conventus har et indbygget kampprogram som gør det let og overskueligt for dig at administrere og informere om kampe både for hold, spillere og trænere.

Kampe lægges i forenings kalenderen på lige fod med møder og aktiviteter. Når du tilføjer en kamp til kalenderen, kan du indtaste alle de nødvendige informationer om kampen. Først og fremmest hvilket hold der skal spille, som du finder ud fra de hold, du har oprettet og er aktive i Adressebog.

På samme måde som kalenderen spiller sammen med Adressebog, kan du også booke/reservere en bane der skal spilles på, hvis du har adgang til ressourcen og den er oprettet i Conventus.

Når kampen er oprettet, med tidspunkt, sted og hold, har du muligheden for at sende en ‘indkaldelse’ via e-mail eller sms til alle spillere i forbindelse med kampen. Spillere og trænere kan på samme måde også logge på deres personlige Conventus og danne sig et overblik over de planlagte kampe de er indkaldt til.

Både trænere, holdledere, kampplanlægger og flere andre har rettigheder til at sætte kampprogram for sit eget hold eller flere hold i Conventus. Derved kan du også fordele byrden mellem medlemmer. Du skal som foreningsleder blot sørge for at undervise dine trænere og ledere i, hvordan de planlægger en kamp og indkalder til den, samt sørge for at alle spillere er tilmeldt deres respektive hold i Conventus Adressebog.

Hjemmeside integration

Hjemmeside integration

Conventus kan groft opdeles i 3 forskellige brugere. Forvaltning, foreningsledelse og medlemmer. Og for medlemmer har integrationen af Conventus på forenings hjemmesiden en stor betydning.

Integrationen giver medlemmer mulighed for på en nem og overskuelig måde at tilmelde sig hold, se hold og ressource booking, kontaktlister, betale kontingent eller tilmelde sig aktiviteter og købe billetter.

I Conventus har du også mulighed for at sende nyhedsbreve til medlemmer via e-mail, og de samme nyhedsbreve har du mulighed for at vise på hjemmesiden, både som en enkelt artikel på en side, eller have et arkiv over nyheder så medlemmer kan finde lige præcis den information de ikke fik læst inden de slettede E-mailen.


Finans & Regnskab

Finans & Regnskab

Conventus gør det nu nemt og overskueligt at føre regnskab og få det økonomiske overblik. Du behøver hverken være revisor eller professionel bogholder længere. Med Conventus kan de fleste lære at føre et regnskab for en forening på hobbyniveau. Conventus filosofi er at IT skal være nemt, og at drive forening skal være sjovt og have lov at være en hobby. Af samme grund har vi forsøgt at lave et nemt og overskueligt regnskabsprogram, som har den nødvendige funktionalitet uden alle de komplekse og overflødige funktioner, mange økonomistyringssystemer ofte har. Conventus indeholder et regnskabs og -Finansstyrings modul, som gør det nemt og hurtigt at administrere foreningsregnskabet. Flere kasserere har beregnet, at Conventus reducerer deres arbejdsbyrde med op 70 – 80%.

Conventus regnskabsstyring beskrives af flere som et enkelt og overskueligt redskab, som er skræddersyet til foreningsdrift. Det vil sige, at det er nemt og hurtigt at administrere posteringer og har en problemfri integration med Conventus betalingsterminal til online betalinger.

Mødeplanlægning

Mødeplanlægning

Conventus kalendermodul er et fantastisk værktøj til at planlægge og afholde møder. Med mødeplanlægning har deltagere et samlet og overskueligt overblik over møder og aktiviteter, både i din forening men også på tværs af foreninger.
Er der kampe og aktiviteter i din personlige Conventuskalender, vil du have et samlet overblik, og slipper på den måde for at stå med en e-mail i hånden og kigge på kampplanen på køleskabet for at se, om du kan nå begge dele. Med Conventus er det samlet og overskueligt.

Datomatch

Datomatch

Datomatch er en funktion, vi stiller til rådighed i Conventus for at effektivisere og strømline det at planlægge et møde.

Med datomatch kan du opstille en række datoer og tidspunkter til at møde, en aktivitet eller en kamp og vælge, hvem der skal deltage i den planlagte begivenhed, eller i hvert fald hvem der skal være med til at bestemme, hvornår begivenheden skal placeres.

Som deltager kan du blive inviteret til datomatch via email eller selv finde begivenheden i kalenderen under datomatch.

Her får du først en oversigt over de aktive datomatchmøder, du er inviteret til. Her fra kan du åbne datomatchinvitationerne enkeltvis og afgive, hvilke dage du kan deltage.

Nem Kommunikation

Nem Kommunikation

Med Conventus har man alle muligheder for at skabe god og nem kommunikation i sin organisation. Conventus Adressebog bruges ikke alene til at oprette og administrere hold, grupper og udvalg, men giver også fremragende muligheder for at sende fælles emails og Sms’er ud gennem Conventus.

Når man registrer sine medlemmer digitalt med e-mail og telefon numre giver det en oplagt mulighed for, at man hurtigt kan finde netop den træner eller den spillers kontaktoplysninger blot ved nogle få klik i Conventus.

Har du brug for at sende en besked til et helt hold, et udvalg eller en anden gruppe i din Conventus Adressebog, er det selvfølgelig også muligt. Vi har gjort det nemt og hurtigt.

Med Basis og Propakken har du også adgang til at sende gruppe-sms gennem Conventus. På den måde kan du, lige som med e-mail, hurtigt komme i kontakt med dine forenings medlemmer. Det kan være en træner, der har brug for at sende en besked til sit hold om, at træning er aflyst, eller hvis man skal sende besked til bestyrelsen om, at der er behov for et ekstraordinært møde, og man bør checke Conventus kalenderen for at planlægge en dato og tidspunkt. Conventus har også indbygget funktionalitet til at håndtere Skype. Så har man et Skypelogin, kan det tilknyttes ens medlemsprofil, også kan man gennem Conventus ringe eller skrive til personer gennem Skype. Vi hos Conventus anvender selv Skype hver dag og i vores samarbejde med DGI.

Vi kender alt til at god og nem kommunikation er vigtig, især når man arbejder sammen hjemmefra over internettet. Derfor har den nemme kommunikation i Conventus en særlig betydning for os.

Nyhedsarkiv

Nyhedsarkiv

Conventus gør det nemt og hurtigt at håndtere nyheder for jeres forening. Mange foreninger har et behov for regelmæssigt at kunne skrive nyheder på deres hjemmesider. Nyheder kan være resultats-opdateringer og kampreferater, men også foreningsnyheder som man har behov for at slå op på Conventus og foreningshjemmesiden.

Nyhederne har forskellige visninger, og man har muligheden for dels at integrere et arkiv over tidligere nyheder på foreningshjemmesiden men også forskellige former at vise de 3 seneste nyhedsopslag.

På billedet kan du se en implementering på Herning Idrætsråds hjemmeside med både arkiv og en enkelt kolonnevisning af de 3 seneste nyheder.

Nyhederne er nemme at administrere og slå op i Conventus. Det er muligt at kopiere tekst fra Word, så du beholder din opsætning og formatering. Hver enkelt nyhed kan sættes til at være aktiv fra en dato til en anden, så du kan forberede et nyhedsindlæg og markere, at den automatisk bliver vist og taget af igen. Det er også muligt at prioritere nyheder, så de vigtigste nyheder altid er øverst i nyhedsarkivet og nemme at finde, for eksempel hvis nye medlemmer har brug for at se nogle vigtige men gamle nyheder.

Fælles dokumenter

Fælles dokumenter

Conventus Arkiv giver din forening mulighed for at have forskellige fælles dokumenter, så som Forenings vedtægter, referater, forskellige filer bl.a. PDF, Word, Excel og billedfiler.

Det giver den fordel, at man kan undgå at sende dokumenter rundt på e-mails eller at man altid skal finde de nødvendige filer på foreningens computer eller have fat i vedkommende som har notaterne fra sidste udvalgsmøde gemt.

Som foreningsadministrator har du mulighed for at styre adgangen til arkivet for foreningsmedlemmer, så det foreksempel kun er er bestyrelsesmedlemmer, der kan uploade filer.
Det er også muligt at tage hurtige tekstnoter i arkivet, så er du ude et sted, hvor du ikke har Word, eller det ikke er praktisk at åbne Word eller skulle uploade filer til Conventus, kan du skrive noter direkte i Conventus dokumenterne.

Start på Conventus administration i dag!

Opret din organisation

Om Conventus

Conventus er et administrativt værktøj for foreninger, kommuner, haller og fitnesscentre. Conventus samler de opgaver og den kommunikation, der er mellem foreninger, kommunale forvaltninger og idrætsfaciliteter. Conventus letter dermed opgaven for frivillige i foreningslivet og ansatte ved haller og kommuner.

Kontakt

Conventus A/S
Sinding Hovedgade 3
7400 Herning
Tlf. 7070 1308
CVR.: 32885675

Fjernsupport